Krok 1: Zebranie podstawowych założeń dotyczących eventu
Organizację imprezy należy rozpocząć od stworzenia PLANU DZIAŁAŃ oraz zebrania: celów, oczekiwań, listy uczestników, budżetów i listy rzeczy na „tak” i na „nie”. Ten pierwszy krok stanowi ważny elementy, gdy samodzielnie realizujesz imprezę, gdy jednak chcesz zaprosić do współpracy agencję eventową podajemy Ci zestaw informacji, który usprawni przygotowanie konkretnej propozycji: zestaw informacji dla agencji organizującej event.
Krok 2: To bardzo ważna decyzja: „realizuję event samodzielnie, czy angażuję do pomocy agencję eventową?”.
Nie zawsze odpowiedź jest jednoznaczna, nie zawsze zaangażowanie agencji eventowej jest potrzebne innymi razy nie zawsze gwarantuje to najlepszy efekt. Odpowiedź na to pierwsze pytanie musisz udzielić sobie samodzielnie odpowiadając na kilka prostszych pytań:
- Jak bardzo „skomplikowany” jest mój event (przemyśl to dokładnie)?
- Jakie mam doświadczenie, umiejętności, wiedzę w zakresie organizacji imprez firmowych?
- Czy angaż agencji wiąże się z kosztami, czy nie, a jeśli tak, to czy dysponuję na to środkami?
- Jak bardzo w trakcie organizacji eventu chcę być osobiście koordynatorem imprezy, a na ile uczestnikiem – podobnie jak inni goście?
- Jakie są ryzyka związane z organizacją eventu firmowego?
- Czy posiadam „backupy” na wszelki wypadek przy organizacji imprezy.
Jeśli zdecydujesz się na wybór agencji eventowej, nie wysyłaj zapytania do 100 firm. Przejrzyj strony agencji, ich portfolio, możliwości, ofertę i wybierz 3, które Twoim zdaniem są najlepsze do realizacji Twojego zadania. Poświęć też czas na przygotowanie rzetelnego zapytania, jakie elementy takie zapytanie powinno zawierać możesz zobaczyć tutaj (link). Wtedy zacznij działać.
Krok 3: Wybierz najlepsze miejsce
samodzielnie lub wspólnie z wybraną przez Ciebie agencją. Najlepszym miejscem na organizację eventu nie jest oczywiście ani najdroższy hotel, ani najbardziej ekskluzywny ani nawet czasami taki, które ma najlepsze referencje.
Wielokrotnie mieliśmy okazję organizować fantastyczne imprezy w nienajlepszych obiektach, a jednak z pełnym sukcesem! Gorzej jest wybrać super hotel z jednym „małym” mankamentem (o którym nie wiesz), niż z setką mankamentów, które doskonale znasz.
Najlepszy obiekt na realizację imprezy firmowej dla Ciebie to ten, który spełnia wszystkie Twoje oczekiwania, a ewentualne mankamenty jesteś w stanie zaakceptować, przekuć w sukces lub zniwelować. Na co zatem zawrócić uwagę:
- Aby obiekt eventowy był dostosowany do oczekiwań Twoich gości.
- Ważnym elementem jest niestety budżet hotelu, który możesz lub chcesz przeznaczyć na wynajem danego miejsca.
- Istotne są oczywiście takie elementy, jak: lokalizacja, standard, wyposażenie, opinie i postaraj się poznać nie tylko standard obiektu, ale także standard obsługi.
- I wreszcie kluczowa sprawa: dobrać obiekt do planowanych aktywności, czy planowane aktywności do obiektu? Niezależnie, które podejście preferujesz nie zapomnij, aby w swoich przemyśleniach ten aspekt wyboru miejsca na organizację imprezy firmowej również uwzględnić.
- Nie bez znaczenia pozostają osobiste preferencje, jeśli jednak jesteś gospodarzem pamiętaj, że pkt 1 jest ważniejszy.
Są miejsca w Polsce, które wybierane są na miejsce imprezy firmowej ze względu na jakość i formę jedzenia. Od wielu lat np. organizujemy imprezy w Zakopanym i pomimo tego, że jest tam masa miejsc z doskonałym jedzeniem, to organizatorzy uwielbiają Karczmę w Małe Ciche, gdzie oprócz elastyczności właścicieli i obsługi, charakteru miejsca, to właśnie smak jedzenia, ale także ilość, szczególnie przy dużych grupach powoduje, że to miejsce staje się obowiązkowym punktem całego eventu. Innym razem szuka się miejsc z bardziej wyszukaną kuchnią, pozwalającą się delektować daniami, jak np. restauracja Halka w Zakopanem lub Amber Room w Warszawie, w której realizowaliśmy uroczystą galę dla klienta otwierającego magazyn centralny w Europie Środkowej.
Zrealizowaliśmy eventy przynajmniej w kilkuset obiektach, jeśli chcesz zobaczyć kilka przykładowych hoteli wejdź w zakładkę ZOBACZ MIEJSCA IMPREZ.
Krok 4. Zaplanuj oprawę eventu
Nie bez znaczenia napisałem, że „oprawa” eventu stanowi jego serce, nadaje rytm, budzi emocje i tworzy wspomnienia. Cztery pytania: KTO? GDZIE? CO? KIEDY? Odpowiedzią na pytanie CO są dwie rzeczy: treść merytoryczna, albo właśnie impreza artystyczna. Oprawę artystyczną można zapewnić na kilkaset sposobów, które można pogrupować w 4 główne: ATRAKCJE NA IMPREZĘ, czyli pojedyncze występy artystyczne, które stanowią przerywnik w trakcie całego spotkania, IMPREZY TEMATYCZNE, które swym zasięgiem obejmują nie tylko odpowiedni dobór atrakcji do określonego tematu imprezy, ale także implikują określoną dekorację, muzykę, gadżety, poligrafię oraz miejsce, wreszcie częstym rozwiązaniem bywają WYSTĘPY KABARETÓW lub KONCERTY. Każdy z tych obszarów można stosować oddzielnie lub zmiksować – zależnie od pomysłu eventu, który powinien być odpowiedzią na pytania postawione w 1 KROKU.
Kiedy poszczególne rozwiązania stosować?
- POJEDYNCZE ATRAKCJE NA EVNETY FIRMOWE – gdy ogranicza nas budżet lub gdy budżet nie jest ograniczony, ale z założenia atrakcja ma być jedynie akcentem, wydarzeniem, które nie ma dominować nad całą imprezą. Przykłady różnych atrakcji na imprezę znajdą Państwo tutaj.
- IMPREZY TEMATYCZNE – bez wątpienia są doskonałym rozwiązaniem, które sprawia, że impreza firmowa pozostaje na długo w pamięci. Ze względu na ogromną ilość elementów, imprezy tematyczne mogą być bardzo plastyczne, ich przebieg może być dostosowany zarówno do spotkania pracowników firmy, jak również do najważniejszych klientów. Ich plusem jest to, że zamawiając imprezę tematyczną mamy wszystko skompletowane: dekoracje, obsadę, atrakcje, muzykę – wszystko w punkt. Jednocześnie zestaw elementów sprawia, że z jakiegoś powodu te imprezy rzeczywiście na dużo dłużej pozostają w naszych głowach.
- KABARETY – organizacja imprezy firmowej z kabaretem to świetne rozwiązanie, szczególnie wtedy, gdy trafi się z poczuciem humoru w gusta uczestników. W odróżnieniu od imprezy tematycznej – mamy tutaj do czynienia z tylko jedną atrakcją – konkretnym kabaretem, więc niestety nie możemy liczyć na to, co dzieje się w przypadku imprez tematycznych, że każdy z gości może znaleźć coś fascynującego dla niego osobiście. Z drugiej strony, na dobre samopoczucie bezapelacyjny wpływ ma humor – zatem bawmy się!
- KONCERTY – są imprezy firmowe, przy których organizacja występu muzycznej gwiazdy stanowi MUST HAVE imprezy, bo musi być ktoś sławny, bo dobra muzyka, to połowa sukcesu, bo ktoś z gości, albo organizatorów całe życie marzył, aby zobaczyć konkretną gwiazdę na żywo. Są imprezy, w których koncert jest koniecznym rozwiązaniem z wielu powodów: ilości gości, charakteru imprezy, potrzeb PR, pewnego standardu narzuconego przez uczestników, organizatora lub konkurencję a czasami fascynacji: Kocham ten zespół! A ponieważ chcę uczestników imprezy ugościć w możliwie najlepszy sposób, to chcę się podzielić z nimi swoim szczęściem i bach… zamawiam orkiestrę symfoniczną lub Zenka… Wybór konkretnego wykonawcy to niezwykle trudne zadanie, które zazwyczaj sprowadza się do odpowiedzi w KROK 1. Dobrej jakości koncert, to jednocześnie zazwyczaj, choć nie zawsze, jedna z najdroższych atrakcji na imprezę. Koszty znanych zespołów zaczynają się od 30.000 zł, dodatkowo obowiązkowo trzeba zapłcić ZAiKS 10%, dodatkowo rider techniczny (scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia), plus socjal wykonawców i tworzy nam się koszt rzędu 50 albo 100.000 zł, a to nie wszystko, bo koncert trwa zazwyczaj jedynie 1 godzinę. Trzeba pomyśleć o muzyce do tańca, konferansjerze i innych elementach związanych z przebiegiem firmowej imprezy. Zatem organizacja imprezy z udziałem gwiazd estrady to pomysł eventowy na nie każdą imprezę.
- INNE – wymienione grupy: atrakcje na imprezy, imprezy tematyczne, kabarety i koncerty to oczywiście nie wszystkie elementy tworzące oprawę eventu. Czasami event ma skromny wieczór, jedynie z obsługą DJ’a, ale bardzo rozbudowany program aktywności w ciągu dnia np. IMPREZY INTEGRACYJNE w terenie albo spotkania, warsztaty z wybitnymi mówcami. Tak jak już zapewne pisałem rozwiązań są tysiące! Zapraszam do KONTAKTU znajdziemy najlepsze dla Twojej grupy rozwiązanie!
KROK 5. w organizacji Twojej najlepszej imprezy firmowej, ale jednocześnie pierwszy krok zrobiony w kierunku gości związany z Twoim eventem, to ich zaproszenie.
Możesz to zrobić dobrze, źle, nijak albo super! W taki sposób, że zanim przyjdą na Twoją imprezę będą już o niej opowiadali lub angażowali się w jej projekt. Wyobraź sobie, że otrzymujesz ZŁOTĄ KARTĘ z napisem zaproszenie. Podłączasz ją do komputera i na ekranie wyświetla się znany Tobie z telewizji aktor/ka: Oliwier Janiak, Tomasz Kamel, Maciej Prokop, Omenaa Mensah i zwraca się do Ciebie po imieniu np.: „Tomku, w mieniu firmy X, chciałbym Cię serdecznie zaprosić na wspólne spotkanie w tym uroczym miejscu… W tej Sali w dniu 23.09.2021 roku spotkamy się, to konkretnie miejsce czeka na Ciebie… Zaplanowaliśmy… Do zobaczenia.”
Innymi razy gości naszego klienta zapraszał osobiście Mikołaj z Laponii – „ten prawdziwy”, jeszcze innym razem zaproszenia wręczał gościom Chuck Norris. Czasami event rozpoczyna się jeszcze przed zaproszeniem: dla pracowników jednej z firm przygotowana była gra, w której po przejściu określonego poziomu otwierała się karta z zaproszeniem. Bywa też tak, że ZAPROSZENIE na imprezę staje się kluczem do gry, która będzie sercem zaplanowanej imprezy.
Sposobów na to jak zaprosić gości na imprezę są tysiące, zależnie kogo zapraszasz i na jaki event, możesz, musisz, powinieneś albo nie powinieneś szaleć z formąJ. Niezależnie od tego ważne, abyś zaprosił gości skutecznie i we właściwy sposób adekwatnie do okoliczności.
Organizacja imprez firmowych to sama przyjemność, ale też ogromna odpowiedzialność. Życzę Wam najlepszych realizacji! Jeśli chcecie zobaczyć przykładowe atrakcje na imprezy zapraszam do zakładki ATRAKCJE.
ORGANIZACJA IMPREZ FIRMOWYCH – THE BEST!
