Przed wysłaniem ZAPYTANIA OFERTOWEGO pojawia się pytanie: Jakie informacje należy wysłać do agencji, w celu przygotowania wstępnej propozycji imprezy rozrywkowej lub imprezy integracyjnej? Poniżej przedstawiamy zestaw informacji, który może posłużyć jako kierunkowskaz:
- DANE TELEADRESOWE
Zaczynamy od najprostszej rzeczy: imię, nazwisko, telefon, e-mail, nazwa firmy. - TERMIN IMPREZY
Termin może być bardzo precyzyjny i to jest najlepsze rozwiązanie, jeśli jednak termin nie jest sprecyzowany, to ramowe zawężenie typu: piątek-sobota we wrześniu. - MIEJSCE IMPREZY
Zdarzają się zapytania ofertowe, w których wskazane zostaje konkretne miejsce, np. HOTEL X i temat lokalizacji jest rozwiązany. Co wtedy, gdy nie mamy wybranego obiektu? Wówczas należy rozważyć: orientacyjną lokalizację w Polsce, standard obiektu, szczególne wymagania. - INFORMACJE NA TEMAT UCZESTNIKÓW:
– ile osób będzie uczestniczyć w imprezie
– jaki jest podział gości kobiety/mężczyźni
– kim są uczestnicy (pracownicy, klienci, rodziny z dziećmi)
– orientacyjna średnia wieku - JAKIE SĄ PAŃSTWA OCZEKIWANIA?
Co konkretnie Państwa interesuje? Kompleksowa oferta organizacji całego spotkania, czy jakiś konkretny zakres realizacji? Program rozrywkowy, impreza integracyjna, piknik, a może tylko pojedyncza atrakcja? - JAKA JEST OKAZJA SPOTKANIA
To ważne punkt w ZAPYTANIU OFERTOWYM dotyczącym organizacji imprezy, bowiem okazja spotkania ma bezpośredni wpływ na scenariusz organizowanej imprezy. - ORIENTACYJNY BUDŻET
Punkt, który częstokroć stanowi kłopot. Jaki budżet? Zdarza się, że organizatorzy wychodzą z założenia: nie podam budżetu, bo jak podam budżet, to otrzymam droższą, czytaj mniej korzystną ofertę.
Jest to bardzo błędne podejście. Organizacja imprez to bardzo szeroki temat i wiele podobnych usług ma różne ceny to fakt! Przyrównam te rozważania do zakupu samochodu. Wyobraźmy sobie, że ktoś się zgłasza i mówi: „proszę o ofertę na samochód (bez podania budżetu)”. Na tak zadane pytanie, albo nie otrzyma oferty, albo otrzyma oferty na pojazdy, którymi nie będzie zainteresowany. Bo jeśli dysponuję budżetem 20.000 nie kupię samochodu za 40, 80, czy 200.000 zł., lub w drugą stronę nie kupię samochodu za 50.000 jeśli chcę kupić sobie super auto za 1 mln PLN. Dla przykładu są pokazy laserowe, które kosztują nawet kilkaset tysięcy złotych, ale są także za kilka tysięcy złotych. Są różne i jedne i drugie zyskują nabywców!:). - WCZEŚNIEJSZE DOŚWIADCZENIA Z PODOBNĄ IMPREZĄ
To również bardzo istotna informacja, która dla osoby zorientowanej w organizacji imprez będzie drogowskazem obszaru działania. Po pierwsze pozwoli przede wszystkim uniknąć powtórki tematów. - JAKICH ATRAKCJI ZDECYDOWANIE PAŃSTWO NIE CHCĄ?
Atrakcji są tysiące, dlatego bez skrupułów należy odrzucić w pierwszej kolejności te, o których z góry wiadomo, że nie będą Państwo nimi zainteresowani. - JAKIE ATRAKCJE SĄ MILE WIDZIANE?
Z tego samego powodu, który wymieniłem powyżej informacja na temat mile widzianych atrakcji jest bardzo pożyteczna. - DODATKOWE INFORMACJE.
Im bardziej szczegółowe informacje uda się Państwu zebrać na temat planowanego eventu, tym bardziej trafna będzie przedstawiona Państwu propozycja. Każdy organizator ma swoje punkty, które są dla niego istotne: czasami jest to określone menu, czasami basen w hotelu, innym razem hotel w sąsiedztwie lasu, albo koniecznie z kortami tenisowymi, innym razem bliskość lotniska, a jeszcze innym razem miejsce na lądowisko dla helikoptera, albo certyfikat ekologiczny obiektu.
W trakcie spotkań ustalamy także szereg innych drobnych elementów, dlatego zawsze szczególnie przy kompleksowych realizacjach rekomendujemy wspólne spotkanie.
Zapraszamy do wysłania zapytania na nasz adres: KONTAKT: