Od wczesnej wiosny do późnej jesieni na terenie całej Polski organizujemy pikniki dla firm i osób prywatnych. Organizacja pikników wiąże się z odpowiedzią na szereg pytań:
- Jaki wybrać pomysł na organizację pikniku i jak go znaleźć?
- Gdzie zorganizować piknik dla firmy?
- Jakie atrakcje piknikowe wykorzystać?
- Jakie formalności muszę spełnić, by zorganizować piknik?
- Czy mój piknik jest imprezą masową?
- Jakie menu wybrać na piknik?
- Organizować imprezę w plenerze samodzielnie, czy z pomocą agencji eventowej?
- Ile kosztuje organizacja pikniku?
- Takich pytań mogą pojawić się setki…
Zatem zacznijmy od kwestii kluczowych związanych z organizacją pikników:
- Na sposób organizacji pikniku mają wpływ następujące elementy: ilość gości (ich charakterystyka), cel imprezy i oczekiwania, miejsce, okazja spotkania oraz budżet. Realizacja każdego praktycznie eventu rozpoczyna się od sporządzenia szczegółowego briefu.
- Miejsce na organizację pikniku: paleta możliwości jest bardzo szeroka i jest ona wynikową min. odpowiedzi na powyżej wymienione pytania. Bardzo często organizacja pikniku wiąże się z wykorzystaniem następujących lokalizacji: teren przylegający do firmy, teren ośrodka wypoczynkowego/hotelu/restauracji, profesjonalny stadion lub małe boiska zlokalizowane w wielu polskich miejscowości (czasami są to bardzo fajne, kameralne miejsca, otoczone lasem lub na jeziorami). Doskonałym miejscem na organizację pikniku są leśne polany oraz gospodarstwa agroturystyczne. Zależnie od celu imprezy wykorzystywane są także tereny miejskie, małe lokalne lotniska lub prywatne działki. Wybierając miejsce pikniku spotkamy się z dwoma sytuacjami: albo wszystkie media dostępne są na miejscu, albo musimy o wszystkie lub wybrane elementy zadbać we własnym zakresie:
– prąd
– sanitariaty
– woda
– oświetlenie
– oznaczenie dojazdu
– miejsca parkingowe
– zabezpieczenie terenu przed osobami z zewnątrz
– zaplecze typu: namioty, ławy i stoły biesiadne, kosze na śmieci
Zapraszam do przeczytania artykułu: https://piknikidlafirm.pl/miejsca-na-pikniki-firmowe/
- Ile kosztuje organizacja pikniku? Niestety trudna jest jednoznaczna odpowiedź. Podobnie jak wskazanie jednej odpowiedzi na pytanie „ile kosztuje samochód?”: 1.000 zł i 2.000.000 zł… Dlatego poniżej przedstawiam kilka wskazówek na temat kosztów organizacji pikniku. Do tego celu przyjmiemy kilka założeń (piknik dla 300 osób, realizacja w centrum Polski, od godziny 16.00 do 23.00):
– koszt menu: średnio zazwyczaj ok. 70-120 zł – co nie znaczy, że bywają pikniki, w których budżet jest znacznie niższy lub zdecydowanie wyższy. Zależy to oczywiście od ilości osób, wyboru menu i długości pikniku.
– koszt namiotów: mamy kilka lokalizacji, w których namioty są na miejscu i nie trzeba za nie płacić, jeśli natomiast chcemy namioty wynająć to przy grupie 500 osób musimy liczyć się z kosztem od 7.000 do 25.000 zł (zależnie od rodzaju namiotu i rodzaju wyposażenia). Na cenę ma wpływ nie tylko wielkość, ale także konkretna lokalizacja i standard wyposażenia namiotów.
– koszt atrakcji piknikowych – w tej pozycji rozstrzał bywa ogromny. Bywają pikniki, na których jedyną atrakcją jest muzyka, 2-3 dmuchańce i wodzirej z konkursami – wówczas koszt atrakcji wynosi ok. 3.000 zł, ale bywają pikniki przy których budżet wynosi kilkaset tysięcy złotych. CHociażby ta pozycja pokazuje jak ważne jest, aby przed przystąpieniem do organizacji pikniku założyć w briefie orientacyjny budżet. Takie rozwiązanie umożliwi dobór najbardziej optymalnych wariantów atrakcji.
– na koszt pikniku ogromny wpływ mają także wszystkie pozostałe elementy, jak chociażby stoły, ławy, sanitariaty, etc… Z tego powodu warto korzystać z miejsc, w których takie zaplecze już jest – bo wówczas zazwyczaj te koszty odpadają. Jeśli natomiast mimo wszystko chcielibyśmy zorganizować piknik w miejscach, w których tych elementów brakuje to musimy zakładać koszty rządu 20-30 zł/osobę.
Reasumując organizując piknik na terenie (który posiada własne zaplecze) koszt pikniku dla 300 osób może wynieść 20.000 zł. Organizując identyczny piknik dla 300 osób w miejscu zupełnie nie przygotowanym, koszt organizacji pikniku będzie zaczynał się od kwoty minimum 30.000 zł
Należy podkreślić jedną bardzo ważną rzecz: organizacja pikniku to event, który obejmuje kilkadziesiąt a niejednokrotnie nawet kilkaset różnych elementów. Rozpiętość cenowa każdego z elementów jest ogromna, a to powoduje, że odpowiedź na pytanie „ile kosztuje organizacja pikniku?” jest również bardzo pojemna i szeroka. Dla przykładu: piknik bez koncertu kosztuje „X”, ale ten sam piknik z koncertem gwiazdy będzie kosztował + 10.000 zł lub plus 100.000 zł (jeśli zamówimy top gwiazdę z obsługą techniczną, sceną, światłem i nagłośnieniem).
Kluczową w tym miejscu kwestią jest to, że jeśli myślą Państwo o pikniku, a nie mają Państwo w tym zakresie doświadczenia, to niezwykle istotnym elementem jest przygotowanie szczegółowego briefu. Profesjonalna agencja eventowa bez wątpienia zaoferuje szeroką paletę możliwych rozwiązań.
- Wspominane przeze mnie MIEJSCE PIKNIKU
- CATERING – MENU
- CATERING – zaplecze: ławy, stoły biesiadne, parasole grzewcze, kosze na śmieci
- OCHRONA i SŁUŻBY PORZĄDKOWE
- ZABEZPIECZENIE MEDYCZNE
- MIEJSCA PRAKINGOWE i OZNACZENIE DOJAZDU
- PRĄD: agregat prądotwórczy lub budowa przyłącza stałego lub tymczasowego.
- ATRAKCJE DLA DZIECI
- ATRAKCJE DLA DOROSŁYCH
- ATRAKCJE SCENICZNE: artyści, zespoły, muzyka, konferansjer, pokazy
- ASPEKTY FORMALNE: zgłoszenia i zgody
- A także szereg drobnych: zaproszenia, bransoletki identyfikacyjne, karnety cateringowe, foldery informacyjne, strefy ciszy itp.
Ważnym pytaniem jest, czy chcemy wszystkimi powyższymi elementami zajmować się samodzielnie, czy chcemy zlecić te zadania agencji eventowej? Jeśli odpowiedź twierdząca pada na pierwsze pytanie wówczas służymy Państwu swoim zapleczem, jeśli natomiast szukają Państwo profesjonalnej agencji eventowej do kompleksowej organizacji pikniku polecamy się także nie tylko w zakresie naszego zaplecza sprzętowego, ale także całościowej realizacji.
Zapraszamy do kontaktu: 691 400-010, biuro@artmann.pl