Organizacja imprez plenerowych z pomysłem i doświadczeniem! Imprezy plenerowe dla firm: pikniki, ale także szereg innych form plenerowych imprez integracyjnych: podchodów, aktywności przygodowych, imprez sportowych, spotkań w parkach i lasach, nad jeziorami, przy hotelach i zakładach pracy.
Każdy z wymienionych powyżej imprez będzie wymagała innych przygotowań dlatego w poniższym opisie skupimy się na organizacji imprez plenerowych, którymi są pikniki.
ELEMENTY IMPREZ PLENEROWYCH
1. Pomysł na imprezę w plenerze:
Popularne są imprezy plenerowe bez konkretnego tematu przewodniego, ale im bardziej zależy nam na wyjątkowości naszego eventu, tym bardziej powinniśmy przemyśleć pomysł na jego realizację. O wyjątkowości pikniku firmowego może zadecydować mnóstwo elementów: miejsce, artyści lub temat pikniku: kosmiczny, piracki, kowbojski, gangsterski, magiczny, motoryzacyjny, ekologiczny, ekstremalny, śladami naukowców. Każdy z tematów implikuje określone atrakcje na imprezę. I owe atrakcje, bywają kluczem do sukcesu.
2. Miejsce
Organizacja imprezy plenerowej wiąże się z wyborem konkretnego miejsca, którym może być teren piknikowy w hotelu lub teren „zielony” w zakładzie pracy. Częstokroć imprezy plenerowe organizujemy nad jeziorami, na polanach w lesie, lotniskach, gospodarstwach agroturystycznych, czy strzelnica myśliwskich, ale także na starówka, wyspach oraz polach i łąkach. Każde z tych miejsc ma ogromny wpływ na dobór aktywności, które będą realizowane podczas pikniku, ale jednocześnie wybór miejsca może zadecydować o oryginalności eventu firmowego.
3. Catering
Przez żołądek do serca… uczestników… tak też można:), ale można też powiedzieć, nie samym jedzeniem człowiek żyje… Catering na firmowym pikniku to oczywiście bardzo ważna rzecz, zarówno pod względem smaku jedzenie oraz ilości jedzenia, ale także pod względem systemy dystrybucji dań, ilość punktów gastronomicznych i zasad wydawania dań. Możliwości jest dużo: wydawanie bez ograniczeń, wydawanie na podstawie bonów lub bransoletek cateringowych. Które rozwiązanie jest najlepsze? To oczywiście zależy od konkretnego przypadku: miejsca imprezy i dostępności dla osób postronnych, uczestników imprezy, rodzaju menu, zasad obowiązujących w firmie itd.
4. Atrakcje piknikowe
Piknikowe atrakcje to temat rzeka, posiadamy w swojej ofercie blisko 1000 atrakcji do realizacji podczas imprez w plenerze. Najpopularniejsze są wszelkiego rodzaju dmuchańce: zjeżdżalnie, zamki do skakania, tory przeszkód, gry dmuchane, a także urządzenia mechaniczne: latające rowery, euro bunge, mechaniczne byki, deski surfingowe, odlotowe rowery oraz siłomierze: boxer, kopacz, uderzenie młotem.
To jednak tylko początek… ważne, aby zaplanowane atrakcje były przemyślane pod kątem uczestników pikniku, tak, by każdy z nich mógł znaleźć coś interesującego dla siebie. Polecamy przygotowanie kilku stref aktywności, by każdy mógł znaleźć coś konkretnie dedykowanego dla niego, np. strefę męską, kobiecą i dziecięcą.
5. Aktywności artystyczno-rekreacyjne
Atrakcje stanowiskowe/piknikowe wymienione powyżej to jeden obszar aktywności. Również ważną kategorią atrakcji są aktywności artystyczno-rekreacyjne, pokazy artystów, które możemy nie tylko obejrzeć, ale także wziąć w nich udział: pokazy i nauka tańców, mistrzowskie pokazy żonglerki, pokazy kaskaderskie mistrzów motocyklowych, warsztaty kulinarne, wróżki, warsztaty decoupage, wikliniarskie, malarskie
6. Pokazy artystyczne
Pokazy artystyczne doskonale wypełniają nie tylko przestrzeń sceniczną, ale także specjalne strefy aktywności przygotowane na terenie pikniku. Występy artystów z programów MAM TALNET, The Voice of Poland, Szansa na SUkces i wielu innych. Do większości tych artystów posiadamy bezpośredni kontakt, z dużą ich częścią znamy się bardzo dobrze, co sprawia, że możemy z ich udziałem tworzyć spersonalizowane pokazy artystyczne indywidualnie dostosowane do Państwa potrzeb.
7. Scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia
Zakres tego punktu organizacji imprez w plenerze uzależniony jest przede wszystkim od dwóch czynników. Główne znaczenie ma ilości uczestników i wymagania riderowe artystów. Sceny występują w różnych wariantach: od bardzo małych scenek 8m2, przez 25m2, 80m2, a na indywidualnych zabudowach scen kończąc. Wielkość sceny, nagłośnienia, oświetlenia uzależniony jest także od konkretnych potrzeb organizatorów. Zdażyło nam się np. budować scenę 80 m2 dla grupy 100 osób, jak również bardzo małą scenę 8m dla grupy 500 osób.
8. Oprawa muzyczna
Oprawa muzyczna to nie tylko muzyka do tańca. Oprawa muzyczna niezbędna jest przez cały czas trwania pikniku, od momentu zanim pojawią się pierwsi goście, do chwili, gdy ostatni goście opuszczą miejsce imprezy plenerowej. Czasami wystarczy DJ, a czasami należy zaplanować szczegółowy scenariusz muzyczny całego wydarzenia. Przy mniejszych imprezach praktykowane jest rozwiązanie DJ + zespół taneczny, przy większych realizacjach dochodzą koncerty zespołów estradowych. SUgerujemy, by każdy kolejny punkt imprezy w plenerze miał swój akcent muzyczny: fanfary przy wręczaniu nagród, tło muzyczne do konkursów, odpowiednio dobrane utwory do warsztatów tanecznych itd.
9. Koncerty, kabarety
Koncerty są bardzo popularnym elementem pikniku, często choć nie tak powszechnie, jak koncerty zapraszane są także grupy kabaretowe. Czy jedno i drugie jest dobrym rozwiązaniem? Organizacja eventów to bardzo twórcze przedsięwzięcie i odpowiedzi na proste pytania bywają wielowariantowe. Zatem jeśli budżet na to pozwala, formuła imprezy plenerowej jest sprzyjająca, a organizatorom na tym zależy wykorzystujmy do organizacji pikników zarówno zespoły estradowe, jak również kabarety. A jak to wygląda w praktyce? Zapraszamy do kontaktu, przedstawimy wszystkie za i przeciw.
10. Konferansjer imprezy plenerowej i obsada
Konferansjer imprezy w plenerze to niezwykle ważna funkcja: dowodzi uczestnikami, komentuje, motywuje do zabawy, zaraża energią, informuje i nakręca do uczestnictwa. W Artmann mamy konferansjerów pikników tematycznych, pikników sportowych i rekreacyjnych. Każda formuła imprezy w plenerze potrzebuje nieco innych cech konferansjera, dlatego jego dobór jest tak istotny.
11. Służby medyczne i porządkowe
Nawet jeśli planowana impreza w plenerze nie jest imprezą masową, to ważne, aby zadbać o zabezpieczenie medyczne i porządkowe. W zależności od konkretnej charakterystyki imprezy czasami wystarczy sanitariusz, a innym razem karetka pogotowia, a jeszcze innym razem karetka pogotowia z wyspecjalizowaną obsługą medyczną. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku służb porządkowych, które kojarzone są przede wszystkim z pracownikami ochrony.
12. Obsługa formalna imprezy w plenerze
Organizacja imprezy w plenerze wymaga od organizatorów szeregu działań formalnych niezbędnych do jej prawidłowego przebiegu: od zgłoszeń, zgód poczynając, przez rozliczenia z ZAiKS, zgłoszenia na policję i straż pożarną, stworzenie regulaminu pikniku. Czy zawsze to wszystko? Nie! Zależy to od tego: co, gdzie i kiedy organizujemy. Organizując imprezę w plenerze z naszym udziałem zapewniamy w ramach naszej obsługi także usługę profesjonalnego doradcy eventowego.
13. Poligrafia
Cześć imprez w plenerze wymaga tworzenia poligrafii w bardzo ograniczonym zakresie, np. plakat piknikowy, albo bony cateringowe. Innym razem tworzony jest pełna paleta projektów graficznych i ich wydruków: zaproszeń, dyplomów do konkursów, oznaczeń, list startowych, regulaminów, kart turniejowych.
14. Dokumentacja foto i video
Wielokrotnie spotykaliśmy się z tym, że punkt ten przez organizatorów jest bagatelizowany… bo przecież dzisiaj każdy ma telefon, który robi zdjęcia i nagrywa filmy, w firmie jest Janek, który zrobi zdjęcia i Pani Krysi syn, który nakręci film… a gdy przychodzi co do czego, to okazuje się, że zdjęcia nie są najlepszej jakości, a film… jest nagrany, ale nie ma kto go zmontować. Pamiętajmy, że ważną rzeczą jest, aby na imprezie był profesjonalny fotograf i realizator video. Stworzone w ten sposób materiały są doskonałą pamiątką, a czasem okazuje się także, że wsparciem marketingu.
15. Impreza masowa, czy jednak nie masowa?
Często się pojawia się pytanie: „Czy nasza impreza firmowa jest imprezą masową?”. Szczegółowo odpowiada na to pytanie USTAWA z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Według tej ustawy Art. 3., pkt 1f wskazuje, że imprezą masową nie jest impreza zamknięta organizowana przez pracodawców dla ich pracowników, co istotne: „jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się ona odbyć”.
Czy zatem każda impreza firmowa nie jest imprezą masową, niestety nie można przyjąć takiego generalnego założenia. W wielu przypadkach zależy to także od interpretacji przepisów przez lokalne władze oraz służby uczestniczące w procesie wydawania zgody na organizację imprezy masowej (straży, policji i służb medycznych). Służmy swoją radą, podzielimy się z Państwem konkretnymi doświadczeniami i przykładami.