ORGANIZACJA EVENTU OTWARCIA

Organizacja imprezy otwarcia obejmuje 10 głównych elementów: od określenia podstawowych wytycznych, przez wykreowanie pomysłu GALI OTWARCIA, atrakcje na imprezę, catering i obsługę techniczną, a na zaproszeniach kończąc.

Zazwyczaj w imprezach otwarcia uczestniczy 5 grup gości: pracownicy (czasami także ich rodziny), klienci, media, wykonawcy oraz przedstawiciele władz różnego szczebla. Dla każdej z tych grup organizuje się oddzielne eventy lub jeden wspólny. Imprezy otwarcia mają też różnych charakter od formalnych poczynając, przez rozrywkowy, a na handlowych kończąc.

Różne są także wymiary eventu otwarcia: czasami mają wymiar czysto marketingowy, niejednokrotnie wirtualny, a innymi razy bardzo rzeczywisty w formie typowego spotkania.

Podczas organizacji GALI OTWARCIA dużą rolę odgrywają obowiązujące zasady savoir-vivre w biznesie, protokołu dyplomatycznego i tradycja, a z drugiej strony indywidualność wydarzenia i pogoń za efektem WOW!

Każdy z powyższych elementów w różnym stopniu, istotnym dla organizatorów ma wpływ na 10 podstawowych elementów organizacji imprezy otwarcia.

2. MIEJSCE GALI OTWARCIA

Sama ceremonia otwarcia zazwyczaj odbywa się w obiekcie, który jest otwierany i zazwyczaj w tym samym miejscu odbywa się także druga część imprezy – ta mniej formalna. Często praktykowane jest także rozwiązanie, w którym tę drugą część imprezy otwarcia przenosi się w inne miejsca – do pobliskiej restauracji lub hotelu. Które rozwiązanie jest lepsze? Praktykowaliśmy każde z tych rozwiązań. Miejscem pierwszego wyboru oczywiście pozostaje miejsce otwarcia. Czasami jednak nie otwieramy budynku, otwieramy firmę, projekt, pomysł, wprowadzamy nowy produkt lub usługę na rynek. W takich sytuacjach miejsce imprezy otwarcia nie jest już tak oczywiste…

3. ATRAKCJE NA EVENT OTWARCIA

Uważam, że podczas organizacji imprezy gali otwarcia, główną atrakcją ma być OTWARCIE i wszystko co się wydarzy ma podkreślać ten aspekt, silnie wiązać wydarzenie z firmą i okazją spotkania. Fakt otwarcia generuje komunikat WYSTARTOWALIŚMY – jesteśmy do Waszej dyspozycji. Dlatego atrakcje stanowią budulec komunikacji: wykorzystujemy tancerzy do odsłonięcia czegoś, czasami do otańczenia jakiegoś symbolu firmy, patrzymy na mimów, którzy kreują scenki podkreślające produkt lub usługę firmy, generujemy spersonalizowane pokazy laserowe i mappingi 3D, angażujemy gwiazdy, by powiedzieć „To jest ważny dzień dla nas”. Ze względu na pomysł wykorzystania imprezy otwarcia w swoich działaniach marketingowych należy zadbać, żeby rzeczywiście jakoś generowanych performance’ów była wysoka i nie stanowiła powodów do dyskredytowania, a wręcz odwrotnie do rozpowiadania o tym, jak było super i wyjątkowo! Niezależnie jaką atrakcję wybierzemy stwórzmy założone przesłanie i pomysł, który będzie z prawdziwym efektem WOW! Masz do wyboru zaprosić gości na niedzielny obiad, lub to co proponujemy: zrealizować wydarzenie, po którym goście powiedzą: „To rzeczywiście było wyjątkowe otwarcie!”.

4. CATERING EVENTU OTWARCIA

Podczas imprez zazwyczaj korzystamy z zasiadanej formuły, imprezy otwarcia wiążą się jednak częściej z formułą na stojąco i menu typu „food fingers”. Wynika to z tego, że większość tych imprez, to imprezy relatywnie krótkie, ok. 2-3 – godzinne. Długość imprezy oraz to, kto uczestniczy w imprezie decyduje w dużym stopniu o formule przyjęcia w zakresie cateringu.

W imprezach otwarcia uczestniczy kilka grup gości, pisałem o tym na wstępie. Dla każdej z tych grup przygotowuje się inną formułę cateringu, najczęściej jednak firmy podejmują decyzje o realizacji jednej imprezy wspólnej dla wszystkich, co implikuje charakter imprezy z przyjęciem na stojąco: część gości po oficjalnych ceremoniach opuszcza główne miejsce spotkania lub przenosi się w indywidualnie przygotowane strefy, inni są chwilę dłużej, ale zazwyczaj i tak po godzinie czasu impreza dobiega końca.

5. POLIGRAFIA, GADŻETY, PREZENTACJE, FOTO, VIDEO

Organizacja imprezy otwarcia wiąże się z przygotowaniem pełnej palety materiałów poligraficznych: od zaproszeń poczynając, przez informatory, standy, maszty, wizytówki, oznaczenia szatni, a na specjalnych gadżetach kończąc – bardzo spersonalizowanych, związanych bezpośrednio z firmą, sloganem, produktem lub logo, które mają za zadanie utrwalić w pamięci uczestników event otwarcia tego konkretnego miejsca.

6. OBSADA GALI OTWARCIA

Konferansjerzy, hostessy, animatorzy, szereg artystów i performanasów, wreszcie także rozpoznawalnych gwiazd telewizji i estrady.

7. MUZYKA

Scenariusz imprezy, to także scenariusz muzyczny, każdy kolejny etap imprezy otwarcia wiąże się z budowaniem emocji, podkreśleniem tego co się właśnie w danym momencie wydarza: na scenie, na ścianie obiektu, wśród uczestników. Muzyka steruje naszymi emocjami dlatego nie tylko to co widzimy, ale także to co usłyszymy zbuduje nasze wrażenia. Inna muzyka na schodzenie się gości, inna na zapowiedzi, inna na życzenia, a inna na czas picia szampana, i wreszcie inna na moment ceremonii otwarcia. W trakcie każdej Gali otwarcia planujemy przynajmniej 30 punktów muzycznych! wymagających specjalnej oprawy akustycznej. Do tego celu wykorzystujemy zarówno muzykę na żywo, jak również muzykę mechaniczną.

8. OBSŁUGA TECHNICZNA

Organizacja imprezy otwarcia to także cała sfera techniczna:  nagłośnienie, oświetlenie, scena oraz multimedia. Obiekt, w którym odbywa się impreza powinien wyglądać „odświętnie” poprzez podkreślenie światłem lub obrazem jego największych walorów. Multimedia, szczególnie ekrany mogą posłużyć do emisji wizualizacji firmy związanych z reportażem budowy lub symbolami firmy.

9. CEREMONIA OTWARCIA

pomysł na przysłowiowe przecięcie wstęgi, nie musi być tradycyjnym przecięciem, dla jednego z klientów przygotowaliśmy potężny przycisk przy którym stanęła grupa 5 osób VIP. Po specjalnym odliczaniu z efektami dźwiękowymi i świetlnymi opadła kotara o powierzchni 100m2, za którą ruszyła linia produkcyjna.

10. SCENARIUSZ, ORGANIZACJA, FORMALNOŚCI

Ostatni punkt, to jednocześnie klucz do pełnego sukcesu imprezy związanej z otwarciem nowego obiektu. Scenariusz decyduje o spełnieniu wyznaczonych celów, organizacja zapewnia komfort gospodarzy, a formalności są konieczne do realizacji wydarzenia zgodnie z przepisami prawa.

Opisałem powyżej najczęściej stosowane rozwiązania, rzeczywistość jednak jest taka, że każdy organizacja eventu wymaga indywidualnego podejścia. Należy znać standardowe rozwiązania, by świadomie wybrać indywidualny projekt imprezy. I tego Państwu życzę, by Państwa impreza była zapamiętana, jako coś wyjątkowego i niepowtarzalnego.